BAköV-Reisen (Reisen zu Veranstaltungen der Bundesakademie für öffentliche Verwaltung im Bundesministerium des Innern und für Heimat)
Für Beschäftigte der unmittelbaren Bundesverwaltung, die für die Teilnahme an der Veranstaltung einen Anspruch auf Trennungsgeld haben, übernimmt die BAköV grundsätzlich die Reisekosten (Fahrtkosten und Kosten für Unterkunft und Verpflegung).
In allen übrigen Fällen trägt die BAköV keine Reisekosten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer!
Die Buchung und Reservierung von Reisemitteln sowie die Abrechnung und Zahlbarmachung der Reisekosten und Trennungsgelder erfolgt beim Bundesverwaltungsamt (BVA).
Kontakt
Reisevorbereitung
Ihre Reisemittelbestellungen wie auch Ihre Fragen und sonstige Anliegen nehmen wir gerne per Mail an reisevorbereitung@bva.bund.de oder per Fax an die Fax-Nr. 02289910358 – 9861 entgegen. Wenn Sie ein persönliches Gespräch wünschen, stehen Ihnen die Ansprechpartner/innen der Reisevorbereitung montags bis freitags von 8:00 Uhr bis 16:30 Uhr unter der Telefonnummer 022899358-98233 zur Verfügung.
Reisekostenabrechnung
Die zentrale E-Mail-Adresse der Abrechnungsstelle lautet Abrechnungsstelle-bakoev@bva.bund.de; die zentrale Fax-Nummer des Abrechnungsbereiches lautet 022899358 – 9444. Persönlich stehen Ihnen unsere Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen zur Klärung von Einzelfragen zu Reisekosten unter folgenden Rufnummern zur Verfügung: 022899 358-70485, 022899 358-44909.
Bestellung von Reisemitteln/-dokumenten
Reisemittelbestellung über den TMS-Workflow
(Nur für Kundenbehörden des BVA)
Sofern Sie bereits Kunde des BVA im Bereich der Reisevorbereitung und/oder Reisekostenabrechnung sind und auf den TMS-Workflow zugreifen können, haben Sie die Möglichkeit, benötigte Reisemittel über den TMS-Workflow auf dem elektronischen Weg zu bestellen. Die Reisemittelbestellung sollte spätestens eine Woche vor dem beabsichtigten Reisebeginn eingehen. Beachten Sie dabei bitte, dass Sie den entsprechenden Antragstyp auswählen (Seminar HSBund / BAköV) und die Veranstaltungsnummer (JaP-Nummer) im entsprechenden Eingabefeld erfassen. Der elektronische Antrag wird nach Ausführen der Funktion “Speichern und weiterleiten“ unverzüglich der Reisevorbereitung im BVA Hamm zugeleitet.
Hinweis: Laden Sie bei der Reisemittelbestellung im TMS-Workflow bitte immer das Einladungsschreiben der BAköV sowie die Abordnungs- bzw. Entsendungsverfügung Ihrer Stammbehörde hoch!
Reisemittelbestellung ohne den TMS-Workflow
Ihr Dienstherr nimmt für die Vorbereitung und/oder Abrechnung von Dienstreisen keine Dienstleistungen des BVA in Anspruch? Sie haben keinen Zugriff auf den TMS-Workflow?
In diesen Fällen übermitteln Sie die Reisemittelbestellung bitte mithilfe des Vordrucks "Reisemittelbestellung (BAköV) (PDF, 256KB, Datei ist nicht barrierefrei)" an die Reisevorbereitung des BVA Hamm.
Der Vordruck muss die Veranstaltungsnummer (JaP-Nummer) enthalten und sollte der Reisevorbereitung des BVA Hamm bis spätestens eine Woche vor dem beabsichtigten Reisebeginn schriftlich per E-Mail oder per Fax zugeleitet werden.
Hinweis: Fügen Sie Ihrer Reisemittelbestellung bitte immer das Einladungsschreiben der BAköV sowie die Abordnungs- bzw. Entsendungsverfügung Ihrer Stammbehörde in Kopie bei!
Versand der Reisedokumente
Die Reisedokumente werden grundsätzlich per E-Mail an Ihre Dienst- oder Privatadresse zugestellt. Bei besonderer Eilbedürftigkeit setzen Sie sich bitte direkt mit der Reisevorbereitung per E-Mail oder telefonisch in Verbindung. Die Reisevorbereitung wird Sie informieren, ob und wie die erforderlichen Reisedokumente noch rechtzeitig zugeleitet werden können.
Falls Sie für die Durchführung der Reise Tickets eines Verbundtarifraums benötigen (z.B. Rhein/Sieg; Berlin), ist eine Bestellung und Versendung durch die Reisevorbereitung des BVA nicht möglich. Wir bitten Sie, sich die Fahrkarte in diesem Fall selbst zu besorgen. Die Fahrtkosten werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erstattet.
Hinweise zur Erstattung von Reisekosten
Für die Erstattung von Bahnfahrtkosten gilt:
Bei Bahnfahrten werden Ihnen die Kosten für eine Fahrkarte der 2. Klasse erstattet (§ 4 Abs. 1 BRKG). Ab einer Fahrzeit von mindestens zwei Stunden (einfache Strecke) können Ihnen auch die Kosten für eine Bahnfahrt in der 1. Klasse erstattet werden. Fahrzeiten für Zu- und Abgänge am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort mit Bus, Straßen-, U- und S-Bahn bleiben unberücksichtigt.
Sollten Sie im Besitz einer BahnCard sein, so bitten wir Sie, dies bei der Beantragung der Reisemittel anzugeben.
Bahntickets werden sowohl für die Hin- als auch für die Rückfahrt unter Berücksichtigung des Super Sparpreises ausgestellt, da bei Reisen im Rahmen von Aus- und Fortbildungsmaßnahmen grundsätzlich von einem festgelegten Beginn und Ende der Maßnahme ausgegangen wird. Bitte beachten Sie, dass diese Tickets zuggebunden sind, das heißt eine Nutzung ist nur in den auf dem Ticket angegebenen Zügen möglich. Sofern Sie einen anderen als den im Ticket angegebenen Zug nutzen, wird dies seitens der Bahn als „Fahren ohne Fahrschein“ gewertet.
Werden am Reisetag Änderungen bei der Zugverbindung für die Hin- und oder Rückreise notwendig, muss ein neues Ticket erworben werden. Diese neu verauslagten Kosten werden Ihnen dann auf Antrag erstattet, wenn sie im Sinne des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) anerkannt werden können.
Bitte beachten Sie: ein vorzeitiges Ende des Seminars am selben Tag stellt grundsätzlich keinen triftigen Grund dar, die bereits gebuchten Reisemittel für die Rückfahrt nicht zu nutzen; die Kosten für neu gebuchte Bahntickets können in diesen Fällen grundsätzlich nicht erstattet werden.
Zusätzliche Hinweise für Selbstbucher:
Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim Kauf Ihrer Reisemittel verfügbare Fahrpreisermäßigungen – beispielsweise durch den Kauf eines (Super) Sparpreis-Tickets und/oder durch den Einsatz einer BahnCard - in Anspruch nehmen. Ist ein (Super) Sparpreis nicht verfügbar, so sollten Sie hierfür Ihrem Reisekostenerstattungsantrag grundsätzlich einen entsprechenden Nachweis beifügen. Dazu bitten wir um einen Screenshot Ihrer Bahnverbindungssuche, aus dem der Zeitpunkt der Abfrage und alle zur Verfügung stehenden Preise hervorgehen.
Wichtig: Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es bei Nichtbeachtung der Regelungen zu Kürzungen bei der Festsetzung der Reisekostenvergütung kommen kann.
Für die Erstattung von Flugkosten gilt:
Die Nutzung eines Flugzeugs ist möglich, wenn hierbei geringere Reisekosten entstehen als bei einer Fahrt mit der Bahn. Überdies kommt eine Erstattung von Flugkosten in Betracht, wenn sich hierdurch die Dauer der Reise erheblich reduziert und deshalb zusätzliche Übernachtungskosten vermieden werden können.
Es sind grundsätzlich nur Flüge in der Economy-Class erstattungsfähig. Die kostenpflichtige Sitzplatzreservierung im Flugzeug kann grundsätzlich nicht gemäß § 10 Abs. 1 BRKG als Nebenkosten erstattet werden, da im Flugzeug – anders als bei der Bahn – der Sitzplatz im Preis für das Ticket enthalten ist.
Die Reisevorbereitung prüft, ob im Einzelfall die Nutzung der Bahn oder des Flugzeugs wirtschaftlicher ist. Wünschen Sie ein Verkehrsmittel, welches nach dieser Vergleichsberechnung nicht das wirtschaftlichste Reisemittel darstellt, so können die hierdurch entstehenden Mehrkosten nur erstattet werden, wenn ein triftiger Grund für die Nutzung des weniger wirtschaftlichen Reisemittels vorliegt.
Für die Erstattung von Hotelkosten gilt:
Übernachtungskosten werden erstattet, wenn sie notwendig waren (§ 7 BRKG ).
Als notwendig sind generell und ohne weitere Begründung alle Kosten anzusehen, die einen Betrag von 70,00 Euro (Übernachtung exklusive Frühstück) bzw. 75,60 Euro (Übernachtung inklusive Frühstück) nicht überschreiten.
Neben dieser grundsätzlichen, reisekostenrechtlich vorgegebenen Höchstgrenze sind in Abstimmung mit dem BMF im Rahmen der Hotelliste des Bundes für bestimmte hochpreisige Übernachtungsorte darüber hinausgehende Höchstgrenzen bestimmt worden. Diese orientieren sich an den durchschnittlich anfallenden Übernachtungskosten und stellen als sogenannte „ortsbezogene Preisobergrenzen“ die ohne weitergehende Begründung erstattungsfähigen Höchstbeträge dar.
Um eine Garantie für die Erstattungsfähigkeit der Hotelkosten zu erhalten, empfehlen wir Ihnen eine Buchung über die Reisevorbereitungsstelle des Bundesverwaltungsamtes.
Die Erstattung von Hotelkosten ist generell ausgeschlossen, wenn eine amtlich unentgeltlich bereitgestellte Unterkunft zur Verfügung steht und diese ohne triftigen Grund nicht genutzt wird.
Für die Erstattung von Betreuungskosten gilt:
Betreuungs- und Pflegekosten für Familienangehörige sind keine dienstlich notwendigen Reisekosten und können daher nicht nach dem Bundesreisekostengesetz erstattet werden (BRKGVwV Nr. 10.1.3). Bitte beachten Sie die diesbezüglich für Ihre Behörde geltenden Verfahrensweisen.
Bereitstellung von Unterkunft und Verpflegung
An den Veranstaltungsorten Boppard und Zeuthen stellt die BAköV in Gästehäusern amtlich unentgeltlich Unterkunft bereit. In Boppard zusätzlich auch amtlich unentgeltliche Verpflegung. Steht eine solche amtlich unentgeltliche Unterkunft im Einzelfall oder generell an den anderen Standorten nicht zur Verfügung, werden Ihnen die notwendigen Kosten einer Unterkunft in der Nähe des Veranstaltungsortes erstattet.
Allgemeine Hinweise für die Teilnahme an Veranstaltungen der BAköV
Abordnung für die Dauer der Teilnahme
Mit BMI-Rundschreiben vom 9. September 1975 – D III 6 – 222 704 – 6/5 – (GMBl 1975 S. 717) wurde festgelegt, dass Bundesbedienstete, die an dienstlich angeordneten Ausbildungs- oder Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen, abzuordnen sind. Somit besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Trennungsgeld nach der Trennungsgeldverordnung (TGV).
Trennungsgeld wird jedoch nur gewährt, wenn sich durch die Aus- u. Fortbildungsmaßnahme der Dienstort ändert. Findet die Maßnahme am gleichen Dienstort statt, z.B. Berlin, besteht kein Trennungsgeldanspruch.
Dienstreisen sind nur für die Reisen zum Veranstaltungsort und zurück anzuordnen oder zu genehmigen. Daher werden die Hin- und Rückreise grundsätzlich nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG), die Tage dazwischen nach der Trennungsgeldverordnung (TGV) abgerechnet.
Ein- und zweitägige Maßnahmen sind ausnahmsweise wie Dienstreisen abzurechnen (BRKGVwV Nr. 11.1.2).
Sofern Ihre Abordnung zur BAköV aus zwingenden familiären Gründen nur mit einer täglichen Rückkehr zum Wohnort erfolgen kann, ist diese Entscheidung durch die für Sie zuständige Personalstelle – ggf. in Abstimmung mit der Reisevorbereitung – vor Beginn der Maßnahme zu treffen und in Ihre Abordnungsverfügung entsprechend aufzunehmen. Bitte beachten Sie, dass die Reisevorbereitung an die Angaben der Abordnungsverfügung gebunden ist. Ebenso ist eine nachträgliche Anerkennung im Rahmen der Reisekostenerstattung grundsätzlich ausgeschlossen.
Verauslagung von Kosten
Im Falle einer Buchung über die Reisevorbereitung werden die Kosten für Fahrten mit der Bahn (ausgenommen Fahrten im Verkehrsverbund, s.o.) sowie die Kosten für Flüge unmittelbar von der Reisestelle getragen. Soweit die Buchung einer kostenpflichtigen Unterkunft (z.B. Hotel) erforderlich ist, sind die Übernachtungskosten durch Sie vor Ort zu begleichen. Gleiches gilt für die Kosten bei Nutzung eines Mietwagens.
Die verauslagten Kosten werden Ihnen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erstattet.
Absage der Reise / Nichtteilnahme an der Veranstaltung
Sofern Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, Sie aber schon Reisemittel bestellt haben, ist die Reisestelle unverzüglich (!) zu unterrichten. Bitte geben Sie hierbei auch an, ob die Absage aus persönlichen oder dienstlichen Gründen, z.B. eine Absage der Veranstaltung, erfolgt.
Wurden bereits Flug- / Bahntickets ausgestellt, bitten wir Sie, diese schnellstmöglich der Reisestelle in Hamm zuzuleiten, damit eine Gutschrift veranlasst werden kann.
Abrechnung der BAköV-Fortbildungsreisen
Abrechnung über den TMS-Workflow
Sofern Ihnen der TMS-Workflow des Bundes zur Verfügung steht, müssen Sie Ihren Antrag auf Abrechnung der Erstattungsansprüche nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) und der Trennungsgeldverordnung (TGV) auf diesem elektronischen Weg stellen.
Abrechnung ohne den TMS-Workflow
Sollten Sie keinen Zugriff auf den TMS-Workflow haben, verwenden Sie bitte den Vordruck Antrag Reisekosten wegen Teilnahme an einem BAköV-Seminar (PDF, 2MB, Datei ist nicht barrierefrei).
Damit eine reibungslose und zeitgerechte Abrechnung gewährleistet ist, füllen Sie bitte Ihren Erstattungsantrag immer vollständig aus (Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung, Veranstaltungsnummer, Angaben zu unentgeltlich bereitgestellten Verpflegungs- und Unterkunftsleistungen etc.). Fügen Sie Ihrem Antrag unbedingt auch das Einladungsschreiben der BAköV und die Abordnungsverfügung bzw. die Dienstreisegenehmigung Ihrer Entsendebehörde bei, sofern diese noch nicht vorgelegt wurden.
Wichtig: Für die Bearbeitung Ihres Erstattungsantrags ist die Angabe der Seminarnummer zwingend notwendig. Bitte vermerken Sie diese Nummer daher immer in dem dafür vorgesehen Feld Seminarnummer (Kostenträger) auf Seite 1 des Antrags.
Bitte schicken Sie Ihren Erstattungsantrag an das Bundesverwaltungsamt - Außenstelle Osnabrück - Referat TM 5, Hannoversche Straße 6 – 8, 49084 Osnabrück. Gegebenenfalls entstehende Portokosten sind nicht erstattungsfähig.
Beachten Sie bitte, dass unvollständige Erstattungsanträge zu längeren Bearbeitungszeiten führen können.