Auslandsdienstreisen

Einreisebestimmungen

Jedes Land hat spezifische Einreisebestimmungen; dabei können für Geschäfts- bzw. Dienstreisende andere Einreisebestimmungen gelten als für Privatreisende. Informieren Sie sich bezogen auf ihr Ziel der Auslandsdienstreise auf den Seiten des Auswärtigen Amtes über die aktuellen Reise- und Sicherheitshinweise und/oder bei der zuständigen Auslandsvertretung Ihres Reiselandes in Deutschland. 

Aktuelle Ausweisdokumente

Bitte prüfen Sie rechtzeitig vor jeder Reise ins Ausland die Gültigkeit Ihrer Dokumente (Personalausweis, Reisepass, internationale Fahrerlaubnis etc.) auf die verbleibende Restgültigkeitsdauer. Nicht immer genügt es, wenn die Gültigkeit des Passes die Dauer der Reise abdeckt. In vielen Staaten wird eine Restgültigkeit des Passes von sechs Monaten bei der Einreise verlangt.

In viele europäische Länder kann auch noch mit einem bis zu einem Jahr abgelaufenen Reisepass oder Personalausweis eingereist werden. Informationen erteilt hierzu die Bundespolizei. Beachten Sie aber, dass Sie auch innerhalb des Schengen-Raums stets einen Pass oder Personalausweis mitführen, um sich identifizieren zu können.

Vielreisende sollten darauf achten, dass der Pass noch physischen Platz, d.h. eine freie Seite, für den neuen Visumseintrag hat.
Sofern Sie beabsichtigen, im Nicht-EU-Ausland einen Pkw zu führen, benötigen Sie einen internationalen Führerschein; dieser kann unter Vorlage eines biometrischen Bildes bei der zuständigen Führerscheinstelle beantragt werden.

Visum

Bei Dienstreisen in Länder mit Visumpflicht sollten Sie rechtzeitig den Kontakt zur zuständigen Pass- und Visastelle suchen, um sich über die jeweiligen Einreisebestimmungen zu informieren. Die Bearbeitungsdauer eines Visa-Antrags hängt mitunter vom Reiseziel ab, daher sollten die benötigen Informationen so frühzeitig wie möglich eingeholt und notwendige Anträge fristgerecht gestellt werden.
Sofern bereits ein Visum für das Reiseland vorliegt, vergewissern Sie sich, dass dieses noch für die volle Dauer des anstehenden Auslandsaufenthaltes Gültigkeit besitzt.

Wenden Sie sich an die für Ihre Behörde zuständige Ansprechperson für die Beschaffung von amtlichen Pässen und Visa an.

Dienstpass

Sollte absehbar sein, dass Sie mehrere Dienstreisen in das Ausland durchführen werden, kann die Beantragung eines Dienstpasses sinnvoll sein. Dieser amtliche Pass wird ausschließlich zur Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben bzw. Reisen zur Verfügung gestellt und ist nach Erledigung des dienstlichen Auftrages, für den er ausgestellt wurde, zurückzugeben.

Über die Notwendigkeit der Beantragung entscheidet Ihre Beschäftigungsbehörde. Wenden Sie sich daher vor einer Auslandsdienstreise in ein visumpflichtiges Land immer an die für die Dienstpass- und/oder Visabeschaffung Ihrer Behörde zuständige Ansprechperson.

Die Visa für Dienstreisen, die mit einem Dienstpass/Diplomatenpass durchgeführt werden, sind grundsätzlich kostenfrei, während die Visabeantragung mit einem (privaten) Reisepass, abhängig von den Einreisebestimmungen, in den meisten Fällen kostenpflichtig ist.

Sprechen Sie hierzu die für Ihre Behörde zuständige Ansprechperson für die Beschaffung von amtlichen Pässen und Visa an.

A1-Bescheinigung

Die Bescheinigung A 1 der EU-Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und 987/2009 ist ein Nachweis darüber, dass Erwerbstätige bei Reisen ins Ausland weiterhin den Sozialvorschriften des Heimatlandes unterliegen – also ausschließlich weiterhin dort (und somit nicht im Zielland) sozialversicherungspflichtig sind. Auch Beschäftigte im Öffentlichen Dienst (Beamte wie Angestellte) sind von den Vorgaben zur Bescheinigung A 1 erfasst. Bescheinigungen A 1 für Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes werden grundsätzlich durch den Arbeitgeber (bzw. Dienstherren) beantragt.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat hierzu auf Nachfrage des Bundesministeriums des Innern ausgeführt:
„Die Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und 987/2009 kennen keine explizite „Bagatellgrenze“, unterhalb der die Beantragung einer Bescheinigung A 1 ausdrücklich entfallen kann. Sie kann jedoch auch noch nachträglich erteilt werden. Bei nicht-regelmäßigen kurzfristig anberaumten und/oder kurzzeitigen Dienstreisen und bei anderen sehr kurzen Auslandsaufenthalten bis zu einer Woche kann es daher zweckmäßig sein, auf einen Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung A 1 zu verzichten. Dieses Ermessen ergibt sich aus der VO (EG) 987/2009, wonach der Arbeitgeber einer Person, die ihre Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat ausübt, den zuständigen Träger im Entsendestaat im Voraus unterrichtet, ‚wann immer dies möglich ist‘ (Art. 15 Abs. 1 VO (EG) 987/2009).
(…) Die zuständigen Träger können die Bescheinigung also nachträglich und rückwirkend ausstellen, ohne dass hierfür eine zeitliche Grenze bestimmt ist. Auf der Grundlage des europäischen Rechts kann danach jedenfalls nicht von einer "Mitführungspflicht" der Bescheinigung A 1 gesprochen werden.“

Zudem weist das BMAS darauf hin, dass die Bescheinigung A1 für Beschäftigte im Öffentlichen Dienst auch für einen längeren Zeitraum (der z.B. mehrere Dienstreisen in unterschiedliche Mitgliedsstaaten erfasst, aktuelle maximale Gültigkeitsdauer: 5 Jahre) ausgestellt werden kann.

Das Bundesministerium des Innern hat daraufhin für seinen Geschäftsbereich entschieden, dass vorläufig keine A1-Bescheinigungen für kurzzeitige Dienstreisen in das EU-Ausland beantragt werden sollen.

Wie andere Ressorts hinsichtlich der Beantragung von A1-Bescheinigungen vorgehen, liegt in deren Zuständigkeit.

Wenden Sie sich in Zweifelsfällen an Ihre zuständige Personalstelle.

Gesundheitsvorsorge

Vor Antritt jeder Auslandsreise sollten Sie klären, ob Sie einen adäquaten Krankenversicherungsschutz besitzen, der im Notfall auch einen Rettungsflug nach Deutschland abdeckt. Ob und in welchem Umfang Sie während Ihrer Auslandsreise krankenversichert sind, sollten Sie vor Ihrer Abreise ins Ausland mit Ihrer Krankenversicherung klären. Auch die Sicherung der Versorgung im Krankheitsfall, bei Rücktransporten oder Bergungen sollte zuvor geklärt werden.
Bitte beachten Sie: ohne ausreichenden Versicherungsschutz sind vor Ort anfallende Kosten grundsätzlich selbst zu tragen!

Bitte wenden Sie sich an Ihre Krankenkasse bzw. ggf. Ihre zusätzliche Auslandskrankenversicherung.

Vorsorgeuntersuchungen/ Impfungen/ Versorgung im Krankheitsfall

Erste Informationen finden Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amtes (AA) unter Reise und Gesundheit. Bitte erkundigen Sie sich hierzu bei der in Ihrem Haus zuständigen Stelle (ärztlicher Dienst) und lesen Sie die Informationen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge.

Sicherheitsvorsorge/ Elefand (Krisenvorsorgeliste)

Alles Wichtige für Ihre sichere Auslandsreise, wie Reise- und Sicherheitshinweise, Reisewarnungen, die Krisenvorsorgeliste elefand sowie Adressen von Botschaften finden Sie auf den Webseiten des Auswärtigen Amtes unter Reise und Sicherheit.

Das Auswärtige Amt empfiehlt deutschen Staatsangehörigen, die sich im Ausland - insbesondere in einem (möglichen) Krisengebiet - aufhalten, sich in die Krisenvorsorgeliste des Auswärtigen Amtes (elefand) einzutragen. Die Eintragung in der Krisenvorsorgeliste des Auswärtigen Amts ermöglicht es, Sie im Krisenfall ggf. über konkrete Empfehlungen zu Verhaltensweisen, Sammelpunkten und möglichen Evakuierungswegen ortsspezifisch zu informieren, die über die normalen Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes hinausgehen.

Aktuelle Kontaktdaten hinterlegen / Reiseprofil pflegen

Hinterlegen Sie Ihre Kontaktdaten (insbesondere Ihre Handy-Nummer) in Ihrem Reiseprofil (in der Regel das Profil im Reiseantragssystem oder in der zuständigen Reisestelle), damit Sie im Notfall schnell kontaktiert werden können.

App "Sicher Reisen"

Die App "Sicher reisen" des Auswärtigen Amtes bietet Tipps und eine Checkliste für Ihre Reisevorbereitung sowie die Adressen der Vertretungen Ihres Reiselandes in Deutschland. Für Probleme vor Ort bietet Ihnen die App Infos für Notfälle sowie die Adressen der deutschen Vertretungen in Ihrem Reiseland.

App "NINA"

Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) bietet die Warn-App "NINA" für unterschiedliche Gefahrenlagen (auch im Inland) an.

Kreditkarten; EC-Karten

Prüfen Sie die Gültigkeit und die Restlaufzeit der Karte(n). Es ist ratsam, sich im Vorfeld die Sperrnummern für den Fall des Verlustes zu notieren.
Zur Eindämmung des Geldautomatenbetruges (skimming) wurden EC-Karten in Europa mit neuen Chips ausgestattet, die die Betrugsanfälligkeit deutlich verringern. Einige Geldinstitute haben im Zusammenhang mit der Umstellung die Nutzung der EC-Karten im Ausland beschränkt oder ganz ausgeschlossen. Wir empfehlen Ihnen, vor Antritt der Auslandsdienstreise Kontakt mit Ihrem Geldinstitut aufzunehmen und die Frage möglicher Beschränkungen zu klären.

IT-Sicherheit

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik stellt Hinweise zur Verfügung, wie Sie Ihre mobilen Geräte auf Reisen schützen können.

Zollbestimmungen

Nehmen Sie auf Ihrer Dienstreise hochwertige Gegenstände oder Arzneimittel mit, empfehlen wir Ihnen, sich vor Antritt der Auslandsdienstreise über die Ein- und Ausfuhrbestimmungen beim Zoll zu informieren.

Mitnahme von Diensthunden oder Begleithunden

Bitte informieren Sie sich über die gültigen Einfuhr- und Durchfuhrbestimmungen des Reiselandes. Informationen dazu finden Sie auf den Internetseiten des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL).